在整个外贸过程中，有几个关键环节，其中一个关键环节是外贸文件。所谓文件交易，就是用一套文件代表货物。交易以这套文件为对象。谁拿到这套文件，谁就是货物的主人。
这套文件通常包括几个核心文件：
@ 提单(即提单Billlll) of loading，缩写为B/L) 。
@ 发票(Invoice).与普通发票的概念不同，外贸中的“发票”是指列出货物名称、数量和价格的签名文件。
@ 装箱单(Packing List).列出这批货物的体积、重量和包装的签名文件。
@ 说明货物状况的其他文件，如证明货物质量的检验证书、证明产地的产地证书等。
在一套完整的文件中，提单是最重要的，因为它是货物的所有权证明，是具有国际公认的法律效力的物权证明。发票和装箱单可自行编制，其他检验证书、原产地证书等由进出口商品检验检疫局等相应的国家机构出具，或民间检验公司、货运公司等双方认可的组织出具。
从某种意义上说，外贸经营者买卖的不是一堆货物，而是一堆纸。因此，外贸推销员完成交易并不奇怪，他从未见过货物。
他只需要仔细处理那堆纸。不难想象，大多数时候，贸易是基于文件而不是物理交易，所以即使货物本身是完美的，文件也有缺陷：例如，数据错误缺乏相关的证明文件，这很可能导致交易失败。
另一方面，即使货物有问题，文件齐全，也可以在早期顺利交易。当然，这也带来了一些风险，比如伪造文件进行欺诈，但欺诈本身在世界各地都是犯罪行为，并有相应的调查措施。
简而言之，文件在外贸中的作用是决定性的。建立“外贸实际上是买卖一套文件”的概念，非常有必要了解国际贸易中的许多特殊和专业的操作。
