辨别询盘
区分哪个是真盘，哪个是假盘，这需要区分真伪，否则一旦业务开始，你就会淹没在E-mail的海洋中。一般来说，从买家询问的内容来看，你可以判断哪些是实盘，哪些是虚盘。要重点处理针对性强、可以称之为查询的电子邮件。敢于果断放弃无价值的询价。假如觉得每一个询盘都是要给你买货，那就太天真了。有些查询太空洞，可能只是客户进行市场调查的一种手段。假如你不放弃空洞的信息，也许你每天只能做一些事情来处理电子邮件。
简单回复
语言必须简化。你知道，许多外国客户的耐心很差，你浪费他的时间等于在赚钱和杀人。不要低估处理电子邮件的艺术，许多外贸推销员实际上不知道如何写一封好的电子邮件。关键是你是否能很好地掌握买家询问的真正意图，以便给他最需要和最有针对性的答案。
回复必须很快。买家总是希望尽快得到回复，特别是当互联网参与国际贸易时，许多外国买家更愿意使用这种方法，因为成本低、效率高。如果对客户的查询回复太晚，不仅会失去商机，还会让对方怀疑你的效率和能力。即使是不能立即回答的问题，也要在内部讨论后给出明确的答复，避免盲目承担，往往会产生相反的效果。
表达恰当
适当其实是最不容易的！专业是衡量的标准。
（1）买家希望与精通产品的人打交道。如果你在回复询价时犯了很多错误，你看起来像个外行，买家会认为你不是一个真正的制造商，或者不熟悉产品，你很可能永远不会回来。因此，在回复时，必须详细说明产品的规格、包装方法、功能、报价等数据。
(2)充分利用电子邮件传递图片的优势，既能解释问题，又能降低成本。
(3)发邮件前，仔细检查是否有拼写或语法错误，尽量减少可能给别人的不良印象；电子邮件后面，一定要附上你详细的联系方式，包括你的姓名、职位、公司名称、电话、传真。E-mail地址、网址、公司地址等信息给对方留下了非常正式的印象。一些制造商经常在回答时丢失任何东西，这很容易给人留下不好的印象。
（4）应考虑报价，不要留下太多的价格压力空间，否则会让买家产生怀疑。此外，细分客户，即根据客户所在的不同国家和地区提供不同的报价。例如，欧洲和美国的大多数客户和南美洲和中东的客户都有不同的产品等级要求。如果你向南美和中东的客户报告欧美市场的价格，你很可能会吓跑对方。
不断跟踪
这一点非常重要。很多人往往觉得网上信息多，交易少，或者没有交易就失去了信心，不再关注收到的查询，这是一种非常狭隘和愚蠢的做法。换位思考。如果你是买家，你会第一次给你不知道的供应商下订单吗？更重要的是，目前的市场基本上是买方市场。无论是通过电子商务还是传统商业手段，买家都可以轻松获得无数供应商。所以，不要轻视买家的任何查询！
