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外贸邮件写作技巧

@ 信纸统一,最好有公司LOGO、主要产品的图片类别等,网上下载的信纸不适合商务使用。

外贸邮件写作技巧

@ 格式正确统一,邮件主题合理,拼写正确,所有发送给客户的邮件均应采用统一格式。

(1)邮件主题最好包含公司名称。比如公司名称是EXPORT,行业是PLASTIC。这封邮件的内容是给一个产品报价,所以主题可以写成EXPORT。 Plastic/quotation of item A。其优点是方便客户和自己以后查找信息,方便又节省时间。

(2)邮件文本的两端需要对齐。对于段落较多的邮件,文本两端对齐会显得相对整洁。

(3)最好在第一封邮件上写Mr.或者Ms.某某,职位写SALESS MANAGER,是否是经理并不重要。如果职位高,客户会觉得重视他对自己有好处。

(4)签名有公司标志和详细联系信息。

@ 整洁的布局。在OE中设置字体和字体大小(10-12号更好),不统一大小,也不丰富多彩,特别是整篇文章不是大写字母,会增加阅读难度,令人厌恶。除非是一些需要特别提醒客户注意的地方,否则可以使用大写、粗体和特殊颜色。

@ 拼写正确,每封邮件发出前都要仔细检查是否全部拼写正确。

@ 准确的表达,不要让客户产生任何歧义,尽量避免歧义的单词或短语、俚语等。

@ 向客户提供非常详细的信息,回答他的问题,并提出他没有涉及的问题。这会让客户觉得你非常细心、可靠和专业。但需要注意的是,细节并不意味着托盘上的一切,应该学会在适当的时候谈论适当的事情。

@ 有组织,能让客户清楚地理解邮件的内容,谈论一件事,然后谈论另一件事,混合在一起会让人头晕。大多数时候,使用@ @ @ 标出你想说的话会很有用,客户很清楚你想说什么或者问什么。

@ 有各种各样的方法,如使用图片、照片描述等,通常很多事情很难用语言说清楚,但如果是一张图片,或一张照片,一眼就很清楚。

@ 及时,尽量在同一天回复邮件。收到电子邮件后,应立即整理出无法解决的问题,并及时提供给其他部门或供应商,并要求他们在特定时间给出详细答复。养成早上收到电子邮件后,整理出需要询问技术人员或供应商解决的问题,然后回复可以回复的电子邮件。如果当天不能回复,给客户一个解释,为什么不能回复,并向客户承诺一个明确的时间。

@ 及时跟踪,一般客户同时询问很多供应商,所以及时提醒他你把他放在心里,让他知道你在等他。例如,如果公司有任何技术改进或新产品开发,它可以发送给许多客户,并可能有机会。

1@ 学会维持客户关系是最难也是最重要的一点。最基本的是坦诚相待,不欺骗,适当的恭维也很有用。


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