以下是《C周刊》2013年5月刊的外贸实操指南。
“客户主动发查询，我有优势！邮件的回复不需要像开发信那样讲究。”
你也这么认为吗？那就错了！
在出口贸易中，响应客户查询的回复方式层出不穷，但回复给客户的第一封电子邮件无疑是至关重要的，因为这将直接影响买方与您的后续合作。
PayPal广州区资深顾问Martin认为，回复客户的第一封电子邮件至关重要。就像很多人会“以貌取人”一样，很多买家会根据你的第一封电子邮件筛选是否再次联系，考虑是否进一步合作。
Pegy是深圳一家外贸公司的推销员或新手。他告诉《C周刊》，在过去的四个月里，他收到了无数的客户询问电子邮件，但在向对方报价后，回复总是沉入大海。”外贸人员真的受不了伤害，这太难了。更不用说高质量的客户了，甚至没有客户发送电子邮件来找我要样品。每天回复这么多电子邮件，但没有效果，心很酷。我不知道该怎么办……”
“事实上，这种情况非常普遍。不仅Pegy遇到过，很多老推销员也经常碰壁。但越是这样，外贸人员就越需要冷静下来，想出对策，冷静应对。在外贸行业，有些人仍然做得很好。”玛丽说。
Martin与C周刊分享了第一封电子邮件的关键：在回复之前，找出客户的真实意图，分析客户类型和有针对性的回复；回复时，注意每个链接的细节；回复后，通过多种方式跟踪电子邮件、传真和电话。
回复前：区分不同客户的查询目的
Martin告诉《C周刊》，事实上，并不是每个查询都有下订单的意图。有很多客户没有时间一个接一个地询问，通常是报价，然后考虑和选择供应商；也有很多客户实际上是竞争对手，查询只是为了获得对方的价格来占据优势；有很多客户查询是幌子，要求样品是他们的真正目的。
Martin建议销售人员在收到询价时不要急于回复电子邮件和报价。他们应该首先仔细分析客户的信息，以区分客户是一般的专业买家还是非专业买家。
首先，确认客户公司信息的真实性。例如，在互联网上搜索客户公司的名称，找到公司的网站，了解对方是工厂还是贸易公司，主要业务范围是什么行业。如果没有网站，也要检查对方的踪迹。如果您在B2B和其他平台上注册，您可以查看注册时间，您可以大致了解客户是否了解市场。
其次，判断客户公司是否专业。首先，了解客户公司的主要销售渠道，以及每年估计的采购量。通过客户公司的电子邮件问题，判断产品、材料、风格、生产工艺、主要用途、客户市场环境对产品的要求、价格要求是否与公司的情况相匹配。
最后，推测客户公司的目标是否明确。根据客户对产品的具体或单一要求，首次购买的数量，对产品质量和包装状态的特殊要求，是否包括税费和运费，初步预测客户查询的意图和购买意图。
回复：不同类型的客户回复不同的电子邮件
查明客户信息后，分析客户类型，然后针对不同类型的客户回复电子邮件。收到查询后，如果电子邮件内容非常空，一般查询客户公司的网站，了解产品类型，然后给出简单的回复，解释可以提供什么产品，销售最好；要求对方告知市场，提供所需产品的详细信息，提醒客户不同规格的价格不同，没有规格不能报价（如果客户经营产品，会理解并给出产品的详细信息)。
在查询中，如果客户什么都不在乎，就要求你报价。所以，要小心，不要成为报价机。像往常一样，先查询客户公司和产品信息，然后询问他想要哪种产品，报价前的数量是多少。也可以打电话或者传真沟通，这样就不容易被套价了。在沟通过程中，我们应该找机会看看他是否专业，以便知道他是否是真正的买家。真正的买家会耐心地 沟通，不是真正的买家最终会沉默。
客户信息全面，包括公司名称、地址、电话、传真、联系人、公司介绍或网站，并表现出诚意，这类客户可能是潜在客户。耐心，善于引导这样的回复，根据他的要求，结合当地的营销情况，有针对性地介绍公司的热销产品。邮件不仅要完全回复，还要让它看起来与众不同，这样才能吸引顾客的注意力。此外，电子邮件不必立即返回。选择合适的时间更重要：例如，如果你同时收到印度和埃及的询问，就没有必要先返回埃及，因为埃及通常在晚上工作，而印度在下午左右工作。
如果收到规格非常详细的查询，产品参数、性能等反映在查询中，这类客户是经验丰富的行业人士，也有明确的购买意向。在观察对方的信息后，您可以制作一个精致的excel表格，包括客户需要的产品的详细规格，并稍微改变其中一个参数（不能是最重要的），这与客户需要的稍微不同，并用彩色字体标记。然后在电子邮件中询问客户，我们可以提供的产品与您的要求略有不同。如果我认为可以，我会进一步提供详细信息，但请注意，我们不能报价。“这样的电子邮件通常很有吸引力，通常很有可能得到对方的回复。"Martin说。
Martin还表示，发送此类电子邮件后，最好立即发送一封全文电子邮件，告诉客人：报价是几分钟前发送的，我希望他能检查；因为有了附件，我不知道他是否收到了。如果没有，请立即联系客人。这样做可以减少电子邮件发送到大海的情况。
此外，他还特别提到，对于那些真正喜欢报价的客户，建议报价虚假，给对方讨价还价的空间。”
技巧1:产品图片粘在邮件正文上，引人注目
Ailsa在天津一家外贸公司生产石材等隔音材料。去年3月，她失去了一位澳大利亚大客户，因为她回复了一封不恰当的电子邮件。
“我以为我的价格很好，但我终于发现浙江同行的报价比我便宜一半。我真的不敢相信。后来我去看了，才知道人家用的材料规格比我低很多。失去客户后，我意识到在国际贸易中，贸易商经常通过电子邮件判断价格，因为他们缺乏机会亲眼看到产品质量。一旦他们没有正确回复客人的询价电子邮件，我可能会立即被客人通过，这是非常痛苦的。”她说。
“因此，我认为回复客户的第一封电子邮件不是为了报价，而是为了引起对方与你沟通的兴趣。公司的介绍是必要的，但要简洁明了，突出卖点，言之有物，最好不要超过三句话。邮件内容的重点是介绍自己的产品特点，不要盲目报价。另外，互联网是眼球经济，所以我觉得直接把图片贴在邮件文本上很有吸引力，但是不要把图片放在附件上，那就没用了。Ailsa告诉C周刊。
Martin对此也有同样的看法，他向C周刊提供了邮件示例：
Dear sir or madam,
Thank you for your browsing.
Shenzhen HYH technology Co., which is a professional manufacturer, specialized in all kinds of car components checking fixtures, gages, welding jigs with good quality and very competitive price in China.
We have manufactured the checking fixtures for Ford, VW, Benz, Subaru, Nissan, Rand Rover etc.
Also we have our own professional designers to meet any of your requirements.
Please link our company web site:www.szhyh88.com, if you want to know more about our product.
Enclosed are two pictures for your reference, hope you will like them.
Should any of products be of interest to you, please contact us.
Thanks & best regards
Martin xiao
技巧二:取消网站“http避免被拦截
除了区分客户查询的目的外，还有不同类型的客户回复电子邮件的方法。在回复电子邮件的过程中，我们还应该注意一些问题。Martin根据自己多年的经验总结了C周刊：
标题应简明扼要，并立即吸引客人的注意。有吸引力的政策可以根据实际情况提供，如免费样品可以随时提供，或者价格可以根据不同的具体尺寸稍微调整等。或者以客户需要的产品名称为标题，因此客户很有可能打开电子邮件。
文本不宜过长，应开门见山，直中主题，简单明了。简洁的开头语证明你是一个专业而复杂的商人，可以立即缩短与客户的距离。根据客户的要求进行有针对性的回复，主要是让客户知道我们有这个产品，让他一眼就能理解。因为客户每天都有上百封email要看，根本没时间看你的长篇大论。你的话越多，给客户带来的麻烦就越大。太长的文章很可能被当作垃圾邮件处理。
文本中的关键内容可以引人注目和粗化，以吸引客户。
最好不要添加公司链接，因为链接可能在国外被屏蔽。如果附上公司的网站，最好取消链接效果，删除之前的http，这样客户不仅可以看到公司的网站，还可以防止系统拦截电子邮件作为垃圾邮件。
如果邮件中有附件，最好采用PDF格式，控制在1M以内，这样客人更容易打开。几天后通过电话或传真跟踪。
充分利用签名文件，添加不敏感的广告词。签名文件可以携带url或email，这不会增加被外国服务器拦截的可能性。更复杂的推销员，最好形成自己的风格。
最好不要忙于回复询价的第一封电子邮件，但如果熟悉的客户对询价内容仔细，他们可以报价。但是报价要有一点梯度和技巧。你可以写两封电子邮件。第一封给客人几套方案，做好报价，添加相关信息和包装信息，推荐几款适合他们市场的产品。另一种是以不同的材料、不同的包装和不同的印刷，让客人选择，然后根据具体情况进行分析。这可以测试客人的反应和专业性。(文/C周刊 施珊妹）
【小贴士】：请关注外贸人员的实际操作指南《C周刊》，看1000多篇外贸实际操作“干货”。http://cweekly.cifnews.com/
