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外贸邮件骗子“横行无忌”,如何防止企业伤脑筋

钓鱼邮件和黑客入侵邮箱是外贸人士心中的问题。黑客入侵外贸邮箱造成的损失是不可估量的。你和客户之间的所有电子邮件、文件和交易细节都会落入骗子手中。骗子很可能会冒充你的身份,与客户谈判甚至“交易”,让客户把钱放进他的账户,然后从世界上蒸发。您可能会失去正在谈判的订单,也可能会失去老客户的信任,最终导致合作关系破裂。

外贸邮件骗子“横行无忌”,如何防止企业伤脑筋

因此,如何防止黑客攻击邮件系统是外贸企业的重中之重。业内人士认为,

使用具有较强风险防范能力的外贸软件是一个重要的解决方案。然而,市场上的许多外贸软件都是自建的服务器,抗风险能力较弱。只有依靠强大的第三方云服务器的外贸软件才具有抵御黑客的强大功能。例如,基于saas技术的小曼科技外贸软件就是其中最好的。

此外,高性能的外贸软件也是高效管理客户数据、强有力地进行邮件营销的重要手段。

案例:外贸电子邮件骗子非常猖獗

去年,一位美国客户与厦门一家旅游用品公司签订了采购合同。货物如期运至美国港口后,根据合同,客户应于2013年8月30日将余额存入公司账户。然而,该公司直到9月6日才收到余额。

因此,该公司通过电子邮件催促美国客户,另一方回复称,余额已于8月30日进入指定账户。该公司负责人在美国客户出示的汇款文件和要求将余额汇入指定账户的电子邮件中发现,黑客窃取了该公司的电子邮件,并向美国客户发送了一封更改银行账户信息的电子邮件,导致该公司没收余额。

根据美国客户提供的汇款账户,旅游用品公司发现收款人是厦门的一家物流公司,于是立即到物流公司核实。物流公司承认收到的货款金额相同,但表示该货款是其帮助福建某服装公司李出口的货款,并已将货款转让给李。

厦门这家旅游用品公司随后向公安机关报案,几天后,办案民警说李某已“失踪”。

这是一个非常典型的黑客入侵外贸企业邮箱骗取货款的案例。

外贸新人Sham也有类似的经历。与客户联系后,双方初步达成协议,协商产品生产、包装、交付、付款等细节。起初,双方沟通非常频繁,但后来客户发送电子邮件的频率开始下降。后来,Sham发现其邮箱被黑客盯上了。解决邮箱问题后,Sham再次联系客户时,客户已将订单下达其他公司。因为黑客太不耐烦了,看到PI后,他以为客户上钩了,不断催促他付款,引起了客户的警惕。最后,他把订单交给了其他公司。

经过调查和研究,Sham终于明白了事情的原因:“在此期间,黑客在邮箱后台设置了过滤规则,将包括客户和我的邮件转发给骗子的邮箱,所以我们收不到对方的邮件,客户收到的都是骗子用我的邮箱发给他的。此外,骗子还申请了一个@yahoo.com 电子邮件,前面的地址和我的客户完全一样,我没有注意到他用这个电子邮件把客户的回复复制给我,包括客户的签名。”

破解1:不仅可以通过邮件与客户沟通

深圳光影投影设备外贸公司总经理涂才英告诉骗子,骗子是一个独特的“生物种群”,在中国和外国都有这种依赖欺诈的人。在许多人看来,骗子是一个堕落的群体,只有那些受过教育程度低、没有生活的人才会进行欺诈活动,但这是一种误解。

“一群受过高等教育的‘精英’骗子活跃在国外。他们中的一些人精通互联网技术,经常进入企业的电子邮件和数据库,在窃取秘密商业信息后进行欺诈;一些骗子用流利的英语冒充客户,赢得外贸企业的信任,然后通过隐瞒世界来骗取很多钱。”她说。

涂才英指出:“在国际贸易实践中,我们往往过于依赖邮件的单一渠道来联系客户。这是非常危险的,一旦企业邮箱被黑客攻击,就会发生上述欺诈。我们应该养成同时使用各种沟通方式的习惯。一些重要的电子邮件发送给客户后,最好同时使用电话和传真进行确认,或交替使用各种沟通方式。此外,要勤于检查和定期更换密码,给黑客造成更多障碍。”

破解2:安全性能高的外贸软件

“归根结底,邮件是必不可少的沟通手段,所以选择系统稳定、邮件收发顺畅、安全系数更高的外贸软件产品是抵御黑客和风险的重要手段。”广州一家LED外贸公司的业务经理安迪告诉阿里巴巴云、亚马逊云等巨头云服务,尽量不要选择自建服务器或自建云的外贸软件,以确保安全。”

安迪指出,一方面,“云”具有很强的抵御入侵的能力;另一方面,使用第三方云将具有更强的安全实力,并且可以放心,数据不会被软件提供商非法使用。除此之外,saas企业产品(软件即服务)模式不需要建立自己的服务器,可以支持随时随地登录和移动终端。外贸人员经常出差参加展览,所以支持移动终端的外贸软件非常实用。“然而,真正的saas模式并不多。我公司使用的软件是小满科技公司的‘小满CRM外贸版’,也是阿里云的合作伙伴。Andy说。

安迪透露,小满科技开发的外贸软件不仅有利于风险保护,也是外贸营销的利器。“传统的外贸软件需要一天的时间才能发送9000封电子邮件。在小满外贸软件的帮助下,我可以在半小时内发送。不仅如此,电子邮件的到达率也很高,因为小满采用了外国一流的电子邮件发送服务提供商的服务。”他说。

据报道,其外贸软件的核心功能是客户管理,以及围绕客户管理的一系列销售工具:如开发信、电子邮件营销、电子邮件跟踪、客户海洋、移动站等,是一个真正的客户关系管理。

小曼科技引入了“客户生命周期管理”的概念。从第一次联系客户时的第一封电子邮件开始,它帮助用户收集所有电子邮件、联系信息、客户关注的产品等信息,形成一个以时间线的形式连接的有机链。在这种情况下,业务人员或经理可以非常清楚地了解每个客户的订单跟进:客户什么时候下订单?订单的变化和调整是什么?哪个推销员在跟踪订单?客户多久没联系了?客户名下的待办事项是什么?所有细节一目了然。

“这大大解决了传统数据输入手段的不足。许多外贸企业仍处于用Excel表格输入客户数据的阶段。不仅输入效率低,而且输入数据后,这些数据死亡,机械僵化,查询和使用非常方便。软件管理的数据是动态和灵活的。”安迪说。(文本/网络 吴以辉)

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