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如何提高外贸业务员的工作效率?(下)

@ 合理有效地使用工具开发客户并回复客户邮件

如何提高外贸业务员的工作效率?(下)

每日计划完成后,应在9:00或9:30左右。

对大多数人来说,早上的时间是一段低效的时间。这段时间适合做一些机械和闲置的工作。因此,我不得不说,这段时间非常适合发送开发信。 (通常是半小时或一小时。结束时间控制在10:30之前。)

当然,有些人认为开发信应该根据不同时区的客户选择不同的时区来发送。这确保了开发信可以出现在客户邮件列表的顶部。

我觉得这个考虑还可以。但我也可以用其他方法来吸引客户的注意力。

比如写邮件标题,设置邮件优先级标签等..

我在之前的另一篇开发信的帖子中详细说明了邮件标题的写作方法。

设置邮件高优先级标签,即客户收到邮件后左侧会提示红色感叹号。这是FOXMAIL邮件中的“选项”-“邮件优先级”

1)外贸业务工具之一,使用邮件客户端。

对于邮件客户端,每个销售人员都有自己的选择,有些人使用OUTLOOK EXPRESS很容易,有的人用OFFICEOUTLOK,有的人用FOXMAIL,有的人用网页收发邮件。我个人的建议是建议你使用Foxmail。(注意我用的是7.0版的绿色免安装版,我就不说免安装版的好处了。携带方便,可以在不同的电脑上复制。不建议使用现在的官方7.1版,升级后很多人吐槽不好用。)

与其他两个客户相比,Foxmail的优点是:您可以创建许多签名,将许多不同版本的开发信作为签名,然后在发送开发信时选择插入不同的签名,这将非常方便。例如,我将为某个行业的产品建立几个开发信版本,然后详细说明哪些产品,XX产品,YY产品等。

此外,使用outlook Express 搜索客户的电子邮件需要在搜索栏中输入客户的电子邮件或名称,而Foxmail 7 这个版本直接在邮件上右击鼠标,菜单上有一个“搜索XXX” “邮件”将立即列出客户的所有邮件,这仍然非常方便。

此外,如果你在工作中经常反思和总结,你可能和我有同样的想法。你能签署很多回复客户的电子邮件吗?然后每次回复时,插入签名,稍微修改,然后发送。这种方法非常方便,节省时间。

FOXMAIL可以设置许多电子邮件签名。我的意思是,您可以根据不同的回复电子邮件场景写下不同的电子邮件内容作为电子邮件签名。 例如,当需要回复不能及时交付时,插入电子邮件签名“不能及时交付” - 原材料原因”(签名是先设置的具体邮件内容。)

也许你也想过,但同样的80/20法则,只有20%的人付出了行动,却节省了80%的时间。在这里我只是抛砖引玉,大家都很懂,应该懂得怎么做。 (PS:前年,我公司加入了一个地区的外贸商会交流会。每个人都在做不同行业的产品,所以毫无保留地分享,不会对自己的利益产生太大影响。我也介绍了这个方法,并演示了一下。很多在场的销售人员都说这个方法很好!)

下面我简单展示一下下下一小部分内容,算是抛砖引玉,有心人可以自己动手去做:

出差不方便及时查看邮件等情况:

Dear Mr/Ms,

I will be out of office for a business trip during Jun 15th - Jun 25th 2012.

With very limited access to email and voice mail, I cannot check or reply your email in time.

If you have urgent matter to discuss with me, please call me at 86-xxx xxxx xxxx.

If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX Durling at cdurling@xxxxxx.com or 86-xxx-XXXXXXX.

If you have a question regarding documents of shipment, please contact Cindy Luo at cindy@xxxxxx.com or 86-xxx-XXXXXXX.

Thank you and have a nice day!

与客人目标价格不匹配的情况:

Thanks for your email.

We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.

Please note that the material cost rising about 5% per ton

The exchange rate float from 6.34 to 6.20 during last two months

We would like to work with you and we believe we can be good partners each other, but we really need a health start of cooperation and keep that long-term.

Hope to get your understanding and support.

此外,充分利用电子邮件的标签设置功能也会提高工作效率。你可以先创建很多标签,比如“新客户查询,快速返回” 然后报价后,标上另一个标签“已报价,注意后续”。具体怎么操作我就不一一列举了,大家自己操作,我欣赏动手皇帝! (一般回复客户的邮件控制在一小时内。)

2)外贸业务工具二,即时帖。

这个小东西很容易被忽略,因为你可能没有注意到它能在工作效率和计划完成中发挥多大作用。

每天写下要做的任务,1234..,贴在显示器的下角或你能看到的任何地方。位置顺序根据重要性自行确定。完成后,取下并粘贴在一个特殊的软复制笔记本上。每次完成后,取下并粘贴在笔记本上。当它还没有完成时,你会看到几张黄色的小贴纸漂浮在显示器下面,像符号纸一样刺激你的视觉。

拜托,快点完成。随着笔记本上的即时帖子越来越多,笔记本越来越厚,你会感受到自信和工作效率的提高。最重要的是,如果你能坚持下去,你的拖延和慢性会改变。决定命运的是什么?性格和做事方式。

三、外贸业务工具、文件夹、笔记本三。

文件夹对于建立客户信息和订单至关重要。

我喜欢选择地址栏D文件夹:/上面的“文件夹”按钮保持左边的树状结构,避免大量返回上级等操作。

另外,我的E盘清空得很干净,完全作为客户数据盘。根据不同的市场建立5个根文件夹:北美 南美 中东 欧洲 亚洲。然后在“北美”中建立一个公司名称文件夹,如“AAA GROUP按订单年限分为2008年、2009年、2010年、2011年、2012年。进入2012年后,逐一建立“包装数据”、“客户PO”、“正式发票”、“采购合同”、“大货照片及验货情况”、“装船通知”、“报关单据”和“结汇单据”。建立两个TXT文本,一个是“到款记录”,另一个是“快递单号记录”。这样,虽然前期工作量比较大,但是可以复制操作,熟了一眼就能看出一切。

关于笔记本,没什么好说的。一般是写客户的需求信息和要点。 我的建议是准备更多的小笔记本,只用来写客户的询问,因为研究客户的询问非常重要,你可以理解客户的心理。而不是所有的笔记。

另外,有道云笔记很好用,推荐一下!!

4)外贸业务工具第四,报价利润核算表方便快捷。

对于那些每天要求报价超过N的推销员来说,如果每个报价都是一个接一个地完成的,无论他们的精力有多强大,他们都无法忍受。随着时间的推移,它也会产生疲劳,失去激情。

因此,有必要对报价利润表进行高效、方便、快速的核算,以帮助我们简化报价前的工作。

最好填写一些基本值,如采购价格、退税率和汇率,以便给出报价的参考意见。

附上报价利润核算表(我算退税是外贸公司退税的计算方法,你可以改变工厂业务的公式)

现在,您只需填写采购价格、退税率、汇率、数量等,即可显示不同利润率下的价格。填写所有价格后,您可以查看整体利润。更方便的是,您可以不断修改价格,调整不同的利润率,最终获得合理的总利润。您可以不断修改数量,最终使总体积正好是您的目标立方数。

另外,当货物品种多拼在一起散货或者整柜的时候,我们经常要去掉或者加一些产品,哪个产品去掉或者加好?

根据以往的经验,如果超过整个橱柜的体积,去掉一些产量低、手工慢、难做的产品。如果数量不够,增加一些产量高、交货快的产品。

现在,你可以根据了 考虑利润/立方,即每立方利润。如果这个值很高,说明每多安装一个立方,就能获得更高的利润。

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