文件不一致，即文件的复制不完全符合信用证的规定。这是最常见的事故，其结果是直接导致不一致，甚至文件被拒绝支付。在“文件交易”中，外贸销售人员应树立“信用证至高无上”的概念。即使信用证中有错误的单词或明显的语法错误，只要没有歧义，他们也应该在不能修改的情况下将错误移动到所有文件中。
此外，同一票的货物可以根据需要制作几套文件，分别交给商业检验部门、海关和银行。这些文件在某些方面的差异并不影响银行对其文件的审查和支付。因此，其他文件可能略有差异，但银行的文件必须与信用证完全一致，这是“文件不一致”事故处理的最大原则。至于其他国家机构，只要不是故意欺诈，操作上的错误还是可以灵活的。
特别是对于出口商自行编制的文件，如受益人证明，无需拘泥于实际操作。当然，客户的要求应尽可能满足，不能做的事情应提前解释。因事故造成的错误，如提单传输延误，未按客户要求及时发送提单复印件等，必要时请客户理解，但文件完全按照信用证要求发放。
对于货运公司出具的第三方提单，如货运公司，必须事先仔细核对草稿，并书面确认。拿到原件后，再检查是否与确认的草稿一致。如有问题，应在区分责任的同时及时更换。如果日期和时效不一致，可以请货运公司合作，虚假日期以迁就信用证。
国家机构出具的文件，如商业检验局，不易灵活处理，应谨慎。如果信用证条款对此类文件有特殊要求，首先与商业检验机构沟通咨询，看是否能满足客户的要求。不能完全满足的，应当坚决要求修改信用证条款。由于外贸市场灵活，质量要求不均衡，商业检验局提出异议的产品可以通过“客户确认”保函的形式协商解决。