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邮件各部分必备的英文表达全部整理

一封完整的商务邮件通常包括以下几个部分:名称、开头、正文、结尾语、礼貌问候。

邮件各部分必备的英文表达全部整理

@ Salutation——称呼

大多数人不会太注意最初的名字,但细节有时会决定成败。在西方国家,如已婚妇女和未婚妇女使用不同的表达方式,所以请在向女性客户发送电子邮件时清楚地了解它们。

用dear作为电子邮件的开头肯定没问题,但是很多朋友忘了在后面写人名,电子邮件dear后面一定有“人”。因为翻译,很多人认为“dear“这是一个非常亲密的名字,但在外国人看来,这个词实际上是非常正式的,就像我们写信时写的“尊重”一样、“敬爱”等等。

所以在写邮件的时候“dear在比较正式的场合使用,表示对他人的尊重,后面可以加上名字或姓氏。

如果是给不知道名字或者写普通邮件的人,可以在开头选择“Greetings”、“Hi there”。但是写邮件的时候千万不要用Dear Sir和Dear Madam,这种说法过于老套正式,给人一种不用心找对方名字的感觉,有点冒犯。还有“To whom it may concern也不要用。

我们通常使用以下表达方式:Dear Mr./ Ms. Smith (具体某人)Dear Prof.(教授)/Dr.(博士) 姓(头衔,职位)

@ Starting——开篇

对于大多数商务邮件的开头,我们可以通过提及之前与客户的接触来表达友好的问候。

首先,你可以提到你与客户的“友谊”并表示感谢。例如,感谢客户在哪里见面、吃饭、拜访公司、在展览上聊天或通过电话、谈论什么等。如果没有,那就感谢对方的信。(即使没有及时回复,也要等很长时间)

我们通常使用这样的表达方式:

1. Thank you for your (kind) letter of January 15th.

感谢您1月15日的来信。

2. It was a pleasure meeting you at the conference this month.

很高兴在本月的会议上认识你。

3. I do appreciate your patience in waiting for a response.

感谢您耐心等待我的回复。

4. Thank you for contacting us.

感谢您与我们联系。

5. It was a pleasure meeting you in Shanghai last month.

上个月在上海见到你很开心。

6. I enjoyed having lunch with you last week in NewYork.

上周在纽约和你一起吃午饭很开心。

7. With reference to our telephone conversation yesterday...

我们昨天的电话谈话是关于我们昨天的电话谈话...

8. In reply to your request...

回应你的要求...

9. I would just like to confirm the main points we discussed on Friday.

我想确认我们周五讨论的要点。

经过简单的问候,我们可以直接指出写信的目的。请注意,在表达意图时,也要尽可能简洁明了。否则,客户将对继续阅读不感兴趣。

@ State the main point——点名主旨

作为电子邮件的重点,这部分需要向客户表达您的主要需求。例如,您写电子邮件是为了请求客户帮助、提供报价、询问客户问题、回应客户需求、提供证明材料等。通常我们会使用这样的表达方式:

1. We are writing to inform you that.../ to confirm.../ to request.../to enquire about...

我们写信是为了通知/确认/请求/询问...

2. I recently read/heard about...and would like to know...

我们最近听说过...所以想知道...…

3. I am contacting you for the following reason...

这次联系你主要是为了联系你...

4. We'd like to invite you to a meeting on May 15th.

我们想邀请您参加5月15日的会议。

需要注意的是,在表达这部分时,我们通常可以使用以下短语:

@ Making a request 请求帮忙

1. We would appreciate it if you would …

如果您愿意...我们将不胜感激。

2. It would be helpful if you could send us ...

如果你能把它寄给我们,你可以把它寄给我们...会很有帮助的。

3. I would appreciate your immediate attention to this matter.

感谢您对此事的关注。

4. Could you possibly tell us / let us have ...

你可以告诉我们...吗?

5. Please let me know what action you propose to take.

你能告诉我下一个计划是什么吗?

@ Offering help 提供帮助

1. Would you like us to ..?

您希望我们...吗?

2. We are quite willing to ...

我们很高兴...

@ Giving good news 通知好消息

1. We are pleased to announce that .../ to inform you that ... / to learn that ...

我们很高兴(很高兴)通知(宣布/通知/理解)...

@ Giving bad news 通知坏消息

1. I'm afraid it would not be possible to ...

我恐怕…...不能…...

2. After careful consideration we have decided (not) to ...

经过深思熟虑,我们决定…...

3. Unfortunately we cannot / we are unable to ...

不幸的是,我们不能/不能.....

4. Please note that the goods we ordered on ( date ) have not yet arrived.

对不起,货物不能如期到达。

@ Complaining表达不满

1. I am writing to express my dissatisfaction with ...

我对...很不满意。

@ Closing——结束语

在最后一段中,我们通常会礼貌地打招呼,写下我们对客户的期望(期待对方的回复/反馈等)。通常我们会用这种方式来表达:

1. Please accept our thanks for the trouble you have taken. 

有劳贵方,不胜感激。 

2. We tender you our sincere thanks for your generous treatment of us in this affair. 

我们非常感谢您在这件事上的慷慨行为。 

3. We should be grateful for your trial order. 

如果你试着订货,我们会非常感激的。 

4.We should be grateful for your furnishing us details of your requirements. 

如果我们能收到你的具体需求,我们会很高兴的。 

5. We are greatly obliged for your bulk order just received. 

我们非常感激收到贵方的大宗订单。 

6. If there is anything we can do to help you, we shall be more than pleased to do so. 

如果贵公司有需要,我公司会尽力服务。 

7. We will spare no efforts in endeavoring to be of service to you. 

我们将不遗余力地为您服务。 

8. Looking forward to your reply. 

期待您的回复。

@ Ending——问候

在电子邮件的最后,我们通常会向客户致以诚挚的问候,并表达许多可用的表达。例如:

Yours sincerely / Yours truly / Sincerely /

Thank you / Best wishes / Warm regards /

All the best / Best of luck

以上是给客户发邮件时常用的一些表达,希望能帮助新的外贸人士。

    

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